Membuat salinan dengan mesin fotostat adalah biasa dimana-mana tempat kerja.

Daripada menyalin fail kepada membuat salinan peribadi yang ringkas, adalah penting untuk anda mengetahui cara menggunakan mesin fotostat yang betul.

Bagaimana Mesin Fotostat Berfungsi?

Mesin fotostat ialah peranti percetakan elektrostatik yang mencipta imej dengan meletakkan dokumen sensitif cahaya pada kotak cahaya.

Ia kemudian menekan secara seragam plat plastik lutsinar, dipanggil dram fotokonduktor atau hanya dram, pada dokumen. Imej pendam elektrostatik yang terhasil dibangunkan secara kimia dan dipindahkan ke kertas.

Cara Mengendalikan Mesin Fotostat Dengan Selamat

Adalah penting bagi anda untuk mengetahui cara mengendalikan mesin Fotostat dengan selamat. Pengendali perlu mengetahui prosedur keselamatan semasa menggunakan mesin Fotostat.

Adalah penting untuk memastikan mesin bersih dan memastikan ia dilaraskan dengan betul untuk operasi yang selamat.

Selain itu, pastikan anda mematuhi langkah-langkah keselamatan dibawah:-

• Perlu ada ruang antara anda dan mesin semasa mengendalikannya.
• Jauhkan sekurang-kurangnya 1 meter jarak dari mana-mana bahan mudah terbakar untuk mengelakkan risiko kebakaran apabila mesin menjadi terlalu panas.
• Laraskan saiz kertas pada mesin fotostat supaya ia tidak bersentuhan dengan mana-mana bahagian mesin yang bergerak.

Langkah-langkah (SOP) Penggunaan Mesin Fotostat

Mari kita lihat langkah-langkah penggunaan mesin fotostat untuk menyalin (copy) atau mengimbas (scan) dokumen:-

1. Anda perlu menghidupkan mesin dan tunggu sehingga proses warm-up selesai
2. Pastikan anda memuatkan kertas yang cukup serta saiz kertas yang betul ke dalam dulang pencetak
3. Bagi dokumen saiz standard (A5, A4, A3), letakkan kertas di bahagian penyuap (feeder) dengan bahagian hadapan menghadap ke atas (dengan permukaan yang hendak disalin menghadap atas
4. Bagi dokumen yang bukan saiz standard atau bukan helaian kertas, angkat bahagian feeder mesin dan pastikan panel kaca di atas mesin tiada kotoran atau apa-apa barang/kertas di atasnya
5. Letakkan dokumen yang asal pada kaca dengan bahagian atas dokumen anda menghadap ke bawah (halaman yang anda nak salin tu menghadap panel kaca). Pastikan posisi dokumen asal itu betul dengan mengikut garisan panduan di sisi panel kaca
6. Tutup semula bahagian penyuap (feeder) tersebut
7. Sila semak tetapan panel paparan anda untuk memastikan anda telah memilih tetapan yang betul (contohnya cetakan hitam putih atau warna, saiz kertas yang betul, bilangan salinan & sebagainya)
8. Jika menggunakan dulang pintasan (bypass), pastikan muka yang hendak digunakan menghadap ke bawah.
9. Tekan butang copy/start untuk memulakan proses
10. Angkat penutup atas dan, jika perlu, salin dokumen seterusnya
11. Setelah salinan dibuat, semak semula untuk memastikan ia adalah seperti yang anda inginkan
12. Alihkan dokumen asal dari panel kaca
13. Tekan butang ‘reset’ untuk mengembalikan mesin ke tetapan asal

Senarai Do’s & Don’ts Apabila Menggunakan Mesin Fotostat

Penggunaan mesin fotostat yang betul dapat mengurangkan, malah mengelakkan pelbagai masalah pada mesin.

Mari kita meneroka senarai perkara yang boleh dilakukan / tidak patut dilakukan semasa mengendalikan mesin fotostat.

Boleh Dilakukan (Do’s)

1. Semasa mencetak, pastikan anda menggunakan format kertas yang betul – yang penting ia boleh dimuatkan melalui pencetak anda. Menggunakan kertas dengan saiz atau ketebalan yang terlalu besar mungkin menyebabkan kerosakan pada mesin.
2. Adalah penting untuk memastikan anda memilih jenis kertas yang betul. Contohnya, anda mungkin ingin memilih kertas berkilat untuk poster, kertas tebal untuk risalah, label untuk bungkusan penghantaran, sampul surat, dsb.
3. Anda mesti menggunakan dulang pintasan (bypass) apabila berurusan dengan kertas khas seperti yang dinyatakan dalam no. 2.
4. Pastikan panel kaca sentiasa bersih daripada kotoran atau calar.
5. Elakkan halangan seperti klip kertas atau staples dengan mengeluarkannya sebelum memasukkan kertas ke dalam penyuap (feeder).

Tidak Patut Delakukan (Don’ts)

1. Elakkan letak mesin di mana cahaya matahari menyinar terang. Ia akan menyebabkan mesin fotostat mudah panas dan cepat rosak.
2. Elakkan mesin daripada terdedah kepada udara lembap dengan menjauhkannya dari mana-mana kawasan yang mempunyai kelembapan tinggi (seperti di bawah hawa dingin).
3. Jangan letakkan mesin copier anda dekat kawasan yang sempit atau berselerak. Mesin fotostat mengeluarkan haba dan memerlukan ventilasi yang baik supaya udara yang panas tidak terkumpul di kawasan mesin.
4. Jangan gunakan mesin fotostat kayu, plastik atau logam.

Kepentingan SOP Yang Betul Semasa Menggunakan Mesin Fotostat

Penggunaan yang betul akan menjamin mesin fotostat anda boleh digunakan untuk jangka masa yang panjang dan mengurangkan down-time.

Ini bukan saja dapat meningkatkan produktiviti tetapi juga mengurangkan sakit kepala apabila mesin tidak berfungsi degan betul apabilia anda memerlukannya.